Instellingen van het boekhoudprogramma: beheer – gebruikers
Als je met Octopus start krijg je als zaakvoerder een U-nummer en wachtwoord toegekend. Als zaakvoerder van een boekhoudkantoor krijg je een B-nummer. Je bent dan de hoofgebruiker met alle rechten en toegang tot alle dossiers.
Voor een optimale beveiliging van jouw dossiers kan je aan je medewerkers een aparte login aanmaken als subgebruiker. Dit is sterk aangeraden omdat je op die manier bepaalde dossiers wel of niet kan toewijzen aan een gebruiker en ook de rechten kan beperken. Op deze manier scherm je ook je eigen dossier af. Verlaat deze persoon jouw bedrijf dan is het voldoende om deze subgebruiker te verwijderen om de toegang tot Octopus te ontzeggen.
De enige beperking dat een subgebruiker heeft is dat er geen extra modules kunnen geactiveerd worden. Dit is een recht dat voorbehouden is aan de hoofdgebruiker. Het switchen naar een K-dossier en het CODA-mandaat aanvragen kan wel door een subgebruiker.
Met je unieke toegangscode (U/B/K/S-nummer) heb je als eigenaar van een dossier, afhankelijk van jouw type abonnement, rechten voor het uitvoeren van handelingen in je dossiers).
Via het menu ‘Beheer, Gebruikers’ kan je dankzij het geavanceerde gebruikersbeheer:
- Nieuwe gebruikers toevoegen die toegangsrecht krijgen in je dossier(s);
- Eerder toegevoegde gebruikers hun rechten beperken;
- Eerder toegevoegde gebruikers verwijderen
- Een toegevoegde gebruiker zijn wachtwoord wijzigen.
Hoe voeg ik een gebruiker toe?
Een extra gebruiker kan je toevoegen via het menu ‘gebruikers’.
Indien je initieel de gebruikersnaam U15032003 hebt gekregen dan zal een nieuwe gebruiker met de toegekende naam ‘Maxime’ voluit de gebruikersnaam Maxime@U15032003 krijgen.
Het zal deze volledige naam zijn die als gebruikersnaam moet gebruikt worden bij het aanmelden.
Voor een toegevoegde gebruiker dient u vervolgens zelf rechten toe te kennen.
Hoe stel ik gebruikersrechten in voor een gebruiker?
Initieel heeft een nieuwe gebruiker geen enkel recht.
Het is dus belangrijk dat u zorgvuldig aangeeft wat een nieuwe gebruiker mag doen in een dossier.
- Ga naar het menu ‘beheer, gebruikers’.
- Selecteer de gebruiker.
- Stel de rechten in
- Om rechten aan of uit te zetten klikt u op de betreffende lijn en drukt vervolgens de spatietoets in.
- Men kan meerdere rechten selecteren door te slepen met ingedrukte muisknop over de lijnen.
- Men kan meerdere rechten selecteren door te klikken op de eerste lijn en vervolgens,
met ingedrukte ‘shift’ toets te klikken op de laatste lijn van die selectie.
