Instellingen van het boekhoudprogramma: beheer – eindklanten
Werk je samen met een boekhouder/accountant?
Dan noemen wij jou de “eindklant“. Het “dossier” is jouw eigendom. Een “dossier” in de Octopus-terminologie betekent een volledige boekhouding van een entiteit. Zijn er bv. op een welbepaalde plaats drie bedrijven gevestigd en je bent ook nog zelfstandige, dan heb je vier dossiers nodig. De boekhouder/accountant die in meerdere of mindere mate het dossier voor de eindklant beheert, zal verder de “dossierbeheerder” genoemd worden.
Samen met jouw accountant maak je afspraken over de taakverdeling. Wie gaat aankopen inboeken? Wie investeringen spreiden? Afhankelijk van jouw kennis en vaardigheden, jouw tijd en goesting verdelen jullie de taken. De accountant zal bepaalde rechten voor je moeten aanzetten als je volop wilt meewerken aan de boekhouding.
Waar kan je dus een overzicht van al jouw dossiers vinden en de abonnementen die geactiveerd zijn?
Ga hiervoor naar Beheer, Eindklanten. Dit overzicht kan heel nuttig zijn ook voor boekhoudkantoren.
Realtime
Toegang tot rapporten, lijsten, resultaten, zonder zelf de boekhouding uit te voeren. Deze gegevens kan je oproepen via de desktop app, de App Realtime en het klantenportaal.
Boekhouding
Zelf documenten inboeken.
Facturatie
Snel en efficiënt jouw verkoopfacturen in jouw huisstijl opstellen. Dit in de desktop toepassing of in het klantenportaal.
Bankmodule
Als aanvulling op CODA-mandaten zelf jouw inkomend en uitgaand betaalverkeer automatiseren.
DMS
DMS staat voor Document Management Systeem. Hier sla je je documenten digitaal op. Je hebt standaard ruimte tot 1 GB.
Webservice
Gebruik maken van API-koppelingen
Hoe een K-dossier activeren?
Wat is een K-dossier?
Een K-dossier is een intern dossier bij een boekhoudkantoor waarbij de boekhouder de klant toegang wil geven tot zijn dossier om bv het klantenportaal te gebruiken, facturen te maken… maar waarvan de factuur voor het abonnement naar het kantoor gaat en niet rechtstreeks naar de klant.
Hoe doe je de switch van een intern dossier naar een K-dossier?
- Betreft het een nieuwe klant en dus een nieuw dossier dan zal je eerst een nieuw leeg dossier moeten aanvragen. Belangrijke opmerking hierbij is om geen oude dossiers te hergebruiken.
- Betreft het een bestaand dossier? Klik op het dossier, potloodje, knop ‘aanmaken nieuwe gebruiker’
Een nieuw dossier aanvragen doe je via ‘Bestellen, extra dossier toevoegen’.
