Rappels in het boekhoudprogramma
Recente studies tonen aan dat in België 31% van de BtoB-facturen niet op tijd betaald wordt. Bijna 10% van de facturen wordt zelfs meer dan 90 dagen te laat of helemaal niet betaald.
Geef jouw klant geen excuus om te laat of niet te betalen en volg jouw facturen strak op. Niet in een excelfile, of via jouw mailtoepassing, maar in het overzicht van Octopus:
Na deze les kan je:
- raadplegen welke klanten openstaande facturen hebben
- ren rappel versturen
- een overzicht oproepen van alle rappels die kunnen verzonden worden
- een overzicht oproepen van alle rappels die je al verzonden hebt
- een bijlage toevoegen aan een rappel
AFPUNTEN?
Afpunten is een bedrag van een factuur toewijzen aan een bedrag uit de bankuittreksels. Stel dat je een openstaande factuur hebt van 313,2€ en er wordt 313,2€ gestort op jouw rekeningnummer, dan kan je die 2 gegevens aan elkaar linken in de boekhouding. Dat is afpunten. Afpunten kan je manueel doen of via CODA.
Tips voor een succesvolle aanmaningsbrief
De tekst van de mail kan je gewoon aanpassen
- Vermijd de titel “eerste rappel”: als jouw klant ziet dat het de eerste is, dan weet hij dat er daarna nog een tweede kan volgen. Hierdoor voelt het niet heel dringend om meteen actie te ondernemen.
- Vertel waarom je de aanmaning verstuurt: de klant heeft niet binnen de afgesproken termijn betaald.
- Maak een opsomming van alle openstaande facturen. Deze link zit automatisch in de mail die Octopus voorstelt.
- Spoor aan tot actie: “betaal vandaag nog”/”bekijk hier uw openstaande facturen”…
- Schrijf in korte zinnen
- Onderteken jouw aanmaning persoonlijk. Dit is beleefder en jouw klant weet ook wie te contacteren bij vragen of opmerkingen.
- Gebruik een concrete betaaltermijn.
- Vermeld je in jouw algemene voorwaarden interesten of schadebeding bij het niet tijdig betalen van een factuur? Herhaal deze afspraak in jouw rappel.
- Wat na 3 rappels? Dan kan je overgaan tot ingebrekestelling (stap hiervoor naar uw debiteur). Octopus heeft ook koppelingen met externe software om uw betalingen op te volgen (via incasso of niet)
