Activatie van een CODA-mandaat
Indien je automatisch bankuittreksels wil laten boeken in Octopus dan kan je het CODA-mandaat activeren op een bankrekening. De activatie van het CODA-mandaat is gratis en het aantal bankrekeningen is onbeperkt. Het automatisch verwerken van de bankuittreksels wordt elke dag uitgevoerd door Octopus zodat je in het dossier steeds beschikt over de meest recente bankgegevens.
CODA-mandaten kunnen aangevraagd worden voor volgende banken: KBC, CBC, Belfius, BNP Paribas Fortis, Fintro, ING, Crelan, Bank van Breda, CPHbank, Bpost bank, Bank Nagelmackers, Beobank.
Niet ondersteunende banken: Argenta, AXA, Rabobank, Europabank, VDK, Triodos, Keytrade. Het kan wel zijn dat ze CODA kunnen aanleveren maar Octopus kan ze niet automatisch verwerken. Informeer bij je bankkantoor of zij over CODA beschikken. Deze kan je eventueel zelf verwerken via bank/importeren CODA-bestanden.
In deze video wordt getoond hoe je het CODA-mandaat kan aanvragen.
Stappenplan
- De bankmodule activeren via bestellen/bankmodule.
Voor ondernemers met een eigen licentie: als jouw accountant de taak om de CODA te verwerken op zich neemt, dien je de bankmodule niet te activeren. Wil je als ondernemer zelf CODA verwerken dan zal je wel de bankmodule nodig hebben.
Voor accountants met interne dossiers: bankmodule dien je te activeren. - Dagboek bank aanmaken en via tabblad ‘bank details’ IBAN-nummer en BIC ingeven. Dit tabblad zal je pas zien als het dagboek eerst bewaard is.
- Via knop ‘bestellen/automatisch inlezen financiële verrichtingen’ het mandaat aanvragen, deze wizard helemaal doorlopen, jouw e-mailadres of een algemeen kantooradres ingeven en bevestigen met je Octopus paswoord. Tip: gebruik een algemeen e-mailadres bv coda@kantoornaam.be want dagelijks krijg je een rapport van de import en de rekeninguittreksels in pdf-formaat. Wil je zowel als accountant als ondernemer dit rapport ontvangen dan kan je meerdere e-mailadressen toevoegen. Je dient enkel te zorgen dat je beide adressen scheidt met puntkomma. Het e-mailadres kan eventueel achteraf nog gewijzigd worden via bank/CODA mandaten.
- Documenten worden door Octopus opgemaakt, gestuurd naar de klant ter ondertekening en daarna doorgestuurd naar de bank. De meeste banken eisen de documenten met de originele handtekening. Bij sommige banken kan er al digitaal ondertekend worden. In onze bevestigingsmail vind je de instructies op welke manier er kan ondertekend worden. Na doorsturing documenten naar de bank duurt een 2-tal weken voordat het mandaat zal actief zijn. Eens actief zullen de bankuittreksel automatisch via CODA geïmporteerd worden. Je ontvangt hiervan een rapport in je mailbox. Vanaf nu moet je geen bankuittreksels meer boeken.
- Als het mandaat actief is dan ga je in Octopus naar bank/CODA mandaten en via de knop wijzigen zet je een vinkje bij ‘koppel pdf uittreksel in DMS’ zo bewaar je automatisch het uittreksel in je financieel dagboek. Bij een intern dossier (bij accountant) dien je wel te zorgen dat DMS actief is. Deze optie activeer je via de knop bestellen/document management.
- Krijg je de eerste keer een foutenrapport dan is het omdat het beginsaldo van je CODA-bericht geen aansluiting vindt met het eindsaldo in je dossier. Zorg dan dat je de uittreksels eerst bijboekt in je dossier tot er overeenstemming is. Doe dit binnen de maand nadat je het eerste CODA-bericht hebt ontvangen. Binnen deze maand worden op zaterdag de CODA telkens opnieuw aangeboden om automatisch in te lezen.
- Eens er overeenstemming is gevonden zal vanaf dan alles automatisch verlopen, elke dag worden de bankuittreksels in het Octopus dossier ingelezen en openstaande facturen worden afgepunt. De toekenning of afpunting van een bankverrichting wordt verwerkt in volgorde van onderstaande informatie.
1. op basis van de gemaakte matching rules, deze kan je zelf aanmaken en beheren
2. de gestructureerde mededeling ingevuld bij de bankreferentie in het aan- of verkoopdagboek
3. het rekeningnummer ingevuld op de relatiefiche
4. op basis van de combinatie: naam – straat – postcode bij een relatie
5. naam relatie en bedrag (indien combinatie naam/bedrag slechts eenmalig voorkomt)
6. bedrag (indien bedrag slechts eenmalig voorkomt)Indien een bankverrichting niet kan toegekend worden dan wordt het bedrag op de wachtrekening CODA geplaatst (rekening 599999). De bedragen die op deze rekening geboekt staan kan je controleren via lijsten/historieken/rekening. Deze zal je nog moeten verwerken tot het saldo van deze rekening 0 is. Kijk naar de video: ‘Afpunten wachtrekening CODA (599999) en maken matching rules’ hoe je dit praktisch aanpakt.
- Doordat vanaf nu elke dag de rekeninguittreksels automatisch verwerkt worden en je pas later aan- en verkoopfacturen boekt, dien je voordat je de wachtrekening CODA nakijkt (599999) eerst bank/bijwerken bankafschriften uit te voeren. Zo worden automatische afpuntingen gedaan waar mogelijk
- Als je het einde van het boekjaar nadert dan dien je het nieuwe boekjaar te openen én moet je overboeken boekjaar doen. Het banksaldo is nodig om bij begin van het nieuwe boekjaar overeenstemming te vinden met het beginsaldo van het eerste rekeninguittreksel. Indien je dit vergeten bent, doe dit dan zeker binnen de 3 weken. Wacht tot na het weekend zodat de import van de CODA nog eens door ons uitgevoerd wordt. Van zodra overeenstemming loopt het weer automatisch. Info aanmaken boekjaar vind je hier.
- Hou de mails met het rapport van import en rekeninguittreksels een periode bij totdat je zeker bent dat alles goed verwerkt en gekoppeld is in Octopus. Deze mails worden slechts éénmaal door ons toegezonden en kunnen achteraf niet meer aangevraagd worden.
Bankrekening met vreemde munt
Indien de bankrekening eenzelfde IBAN-nummer heeft maar diverse munten: EUR, USD, CHF,…
- Voor elke valuta kan er CODA ontvangen worden.
- Eerst munten aanmaken bij beheer/muntcodes en deze koppelen per financieel dagboek. Info aanmaken muntcodes vind je hier.
- Voor elke valuta een apart financieel dagboek aanmaken. Info aanmaken dagboek vind je hier.
- Aanvraag van mandaat voor 1 munt is voldoende want het is dezelfde bankrekening. Het mandaat zal actief zijn voor alle munten.
- De saldi van rekeningen met vreemde valuta worden bij overboeken boekjaar niet automatisch meegenomen. Als je boekjaar/overboeken boekjaar doet zullen de saldi op de 588888-rekening geplaatst worden. Bij het begin in het nieuwe boekjaar dien je dit in het eerste uittreksel terug tegen te boeken op deze 588888.
- Met een automatische diversen kan je de waardering van de vreemde munt uitvoeren. Dit vind je terug in het menu boekhouding/diverse boekingen/wisselkoersaanpassingen financiële rekening. Extra info vind je hier.
