Werken met het klantenportaal voor accountants

Een stappenplan

1. Voorbereiding van het dossier door de accountant

Activeren van de licentie voor de eindgebruiker. Dit geeft jouw klant een unieke login met paswoord.

Wil je dat de facturatie rechtstreeks verloopt tussen jouw klant en Octopus? Dan plaatst de klant zijn bestelling zelf op onze website via de knop bestel. Het klantenportaal incl. facturatiemodule kost 10 euro/maand. Wilt jouw klant betalingen bundelen en een betaalbestand aanmaken dan vinkt hij ook bankmodule aan
(+ 5 euro/maand). Jouw klant ontvangt van ons een mail met een U-nummer en paswoord.

Belangrijk!
Indien je als accountant reeds een bestaand dossier hebt in Octopus dan vermeldt jouw klant in het online bestelformulier “Betreft overname van intern dossier bij dit boekhoudkantoor” bij ‘bijkomende informatie’ bij stap 3 ‘gegevens accountant’.

Wil je dat de facturatie via het kantoor verloopt? Dan kan je zelf een licentie toekennen aan een intern dossier. Dat doe je in Octopus via beheer/eindklanten. Dan krijg jij een mail met toekenning van een K-nummer en paswoord dat je dan doorstuurt naar jouw klant.

Ga in het boekhoudprogramma naar het menu beheer.
Creëer het eerste boekjaar, maak de nodige dagboeken aan en zorg dat het rekeningstelsel eventueel aangevuld wordt. Standaard is het MAR aanwezig en dit kan je zelf gemakkelijk personaliseren.

Wijk je voor de omzetrekeningen af van het standaard MAR in Octopus dan dien je wel in de laatste pagina van de wizard facturatie/installatie facturatiemodule de omzetrekeningen aan te passen.

Betreft het een overname van een dossier dan raden we je aan om te starten met boekjaar -1 zodat je achteraf de mogelijkheid hebt om een eindbalans over te nemen (of boekjaar -3 indien je van meerdere jaren de cijfers wil ingeven).

Let op, na aanmaken van het eerste boekjaar kan je geen voorgaande boekjaren meer creëren. Dit moet je voorzien vóór de start van het dossier. Meer info vind je hier in onze handleiding.
Je hebt ook de mogelijkheid om te werken met een basisdossier. Dat dossier kan je al voorzien met de dagboeken, rekeningen, leveranciers,… die je standaard gebruikt.

Via beheer/dossier manager kopieer je deze gegevens onmiddellijk naar een nieuw dossier. Zo kan je heel snel een nieuw dossier opstarten. Meer info vind je hier in onze handleiding.

Zorg voor een (nieuw) verkoopdagboek van het invoer type ‘Facturen (exclusief btw)’. Indien jouw klant verkoopfacturen wil maken inclusief btw dan dien je deze optie te laten activeren door onze support.

Nadat je het dagboek bewaard hebt, ga je terug via het potlood (bewerken).

In het tabblad bankdetails geef je IBAN-nummer en BIC-code in van de meest gebruikte zakenrekening van jouw klant, ongeacht of het gaat over een eenmanszaak of een vennootschap. Enkel dan kunnen de verkoopfacturen ook via Peppol verzonden worden.

Als deze 3 stappen voltooid zijn, dan kan je klant inloggen op het klantenportaal en verkoopfacturen aanmaken.

2. Lay-out factuur aanmaken in het klantenportaal

Het aanmaken van een lay-out is zeer eenvoudig.

Je gaat naar de tegel ‘Voeg een verkoopfactuur toe’. Links bovenaan zie je dan ‘klik hier om de koptekst van de factuur te wijzigen’. Als je hierop klikt opent er een tekstverwerker.

Je kan hier tekst ingeven of een logo toevoegen. Voor het logo klik je eerst op de knop ‘afbeelding’. Dan opent de verkenner en kan je een bestand kiezen. De meest gebruikte bestandsformaten zoals png, jpg en gif kunnen hiervoor gebruikt worden met een maximum van 100KB.

Op dezelfde manier kan je ook in de voettekst info ingeven door op de tekst te klikken. Opnieuw opent er dan een tekstverwerker en kan je tekst ingeven of een logo toevoegen.
Volgende info dien je te vermelden op de factuur om wettelijk in orde te zijn:

Naam + vennootschapsvorm van de firma
Adres van de firma
Btw-nummer
Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres,…
Bankrekening (IBAN-nummer)

In de voettekst kan bijvoorbeeld een klein dankwoord en uitnodiging tot betaling vermeld worden zoals:
Bedankt voor het vertrouwen in onze firma. Gelieve de factuur te betalen vóór de vervaldag op hetrekeningnummer BE.. …. …. …. met vermelding van de mededeling op deze factuur.

3. Factuurinstellingen in het klantenportaal

Ga naar het menu links, klik op ‘verkoopfacturen’ en kies voor‘ factuurinstellingen’.

3.1 E-mail templates

Het verzenden van een factuur gaat automatisch via Peppol als de tegenpartij Peppol geregistreerd is, of via e-mail indien de klant nog niet Peppol geregistreerd is of een particulier is. Indien via e-mail dan zullen de facturen verzonden worden vanaf noreply@octopus.be

Indien de klant over een eigen domeinnaam beschikt, is het mogelijk om de facturen door Octopus te laten versturen vanaf dat domein. Dit gaat niet met een @outlook.com of @gmail.com account.

Hiervoor dient er wel een zogenaamd SPF-record te bestaan, om te vermijden dat deze mails geweigerd worden door de ontvangende server. In dit record geef je Octopus toestemming om mails te versturen vanaf dat domein. Het record moet een include bevatten van “_spf.octopus.be”. Hiervoor neem je best contact op met IT. Meer info vind je hier

De standaard e-mailtekst kan je naar eigen goeddunken aanpassen. Let wel, de variabele velden (welke tussen accolades staan) kan je best behouden want deze worden automatisch ingevuld met nuttige informatie over de te betalen factuur.

3.2 Korting instellen

Hier kan je het percentage korting voor contant invullen en aanduiden binnen welke termijn deze korting geldt. Bij het maken van de factuur kan je een vinkje plaatsen bij
‘korting contant’. Dan verschijnt er automatisch een tekst en het berekende kortingsbedrag onderaan de factuur.

3.3 Verkoopsvoorwaarden

Hier kan je een pdf met de verkoopsvoorwaarden toevoegen en zorgen dat deze bijlage één geheel vormt met de factuur.

Via de knop ‘selecteer bestand’ pik je het bestand op in de verkenner. Via het vinkje ‘voeg de bijlage toe aan de pdf’ zorg je ervoor dat de pdf met verkoopsvoorwaarden één geheel vormt met de factuur. Dan wordt het document als een 2e pagina toegevoegd aan de factuur.

Bij het afdrukken recto verso zullen deze dan op de achterzijde van de
factuur afgedrukt worden.

4. Maken van verkoopfacturen

4.1 Maken van een verkoopfactuur

Je gaat naar tegel 4 ‘Voeg een verkoopfactuur toe’.
Je klikt op de tekst ‘klik hier om een relatie te selecteren’ en dan kan je een bestaande klant kiezen of een nieuwe klant aanmaken (knop ‘nieuw’ rechtsboven).

Belangrijk is om steeds het btw-nummer in te vullen en een e-mailadres van de klant. In het veld referentie wordt er standaard een gestructureerde mededeling gebruikt (na opslaan van de factuur). Dit raden wij aan omdat dit het gebruik van de CODA bevordert.

Als de klant bij betaling deze mededeling gebruikt dan wordt de factuur automatisch afgepunt. Het veld commentaar kan gebruikt worden voor extra info. Het veldorder referentie kan gebruikt worden om een bestelnummer in te geven.

Deze 2 velden worden niet afgedrukt op de factuur. Dit zal met onze nieuwe editor
(beschikbaar najaar 2025) wel mogelijk worden. De ingevulde gegevens uit de velden commentaar en order referentie worden wel meegestuurd via Peppol waardoor het door boekhoudsoftware kan ingelezen worden.

Voor de omschrijving van de geleverde goederen of diensten kan je werken met vrije tekst of artikels, of een combinatie ervan.

Voor vrije tekst typ je gewoon de tekst in het veld ‘omschrijving’, het is niet verplicht om op die regel een hoeveelheid of bedrag in te geven. Wens je wel een berekening dan geef je bij hoeveelheid een getal in, kies je de juiste btw-code en geef je een prijs in. Dan zal je zien dat er een subtotaal verschijnt en het de bedragen optelt bij ‘totaal excl. btw’. Extra lijnen toevoegen doe je via de knop ‘nieuwe factuurlijn’.

Het kan handig zijn om te werken met artikels. Bepaalde gegevens zoals de eenheid, btw-code en prijs worden op die manier automatisch ingevuld in de factuur. De knop om artikels aan te maken staat in het menu links. Zo bekom je een lijst van artikels waaruit je steeds kan kiezen.

Je kan ook werken met tekstartikels. Bij deze artikels geef je geen prijs in en zet je de btw-code op VR. Zo kan je snel wettelijke bepalingen
(zoals in de bouw bv. btw verlegd) op de factuur plaatsen.

Je kan de tekst aan de hand van bepaalde tekens ook verkleinen of over de volledige breedte van de factuur spreiden. Deze prefix zet je net voor de tekst zonder een spatie tussen de prefix en de tekst.

> de tekst wordt gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina
>* de tekst wordt in vet gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina
>_ de tekst wordt onderlijnd gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina
>*_ de tekst wordt onderlijnd en in vet gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina
>< de tekst wordt gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina in klein lettertype

Als de factuur gemaakt is, klik je bovenaan op ‘opslaan’ en dan wordt er automatisch een factuurnummer toegekend.

Daarna heb je de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen via de knop ‘bijlagen’. Met de knop ‘+ selecteer’ opent de verkenner en kan je een opgeslagen bestand kiezen. Ofwel sleep je een document naar het witte kader (drag & drop functie). Het bestandsformaat kan pdf, Word, Excel, jpg,… zijn maar let er wel op dat het bestandsformaat max 2MB is.

Het bekijken van de factuur doe je via de knop ‘voorbeeld’.

Het doorsturen van de factuur doe je via de knop ‘verzenden’. Het verzenden van een factuur gaat automatisch via Peppol als de tegenpartij Peppol geregistreerd is of via e-mail indien klant nog niet Peppol geregistreerd is of een particulier is. Zorg er dus steeds voor dat er een e-mailadres ingevuld is in de relatiefiche.

4.2 Bewerken van een verkoopfactuur

Een factuur, die nog niet doorgeboekt is naar de boekhouding, is nog wijzigbaar. Het doorboeken is een functie dat beschikbaar is voor de accountant (zie 4.4. boeken van verkoopfacturen). Bespreek met jouw accountant op welk tijdstip de doorboeking zal gebeuren.

Ga voor het wijzigen van de factuur naar tegel 5 ‘openstaande verkoopfacturen’. Kies een reeds aangemaakte factuur door erop te klikken. Dan verschijnen diverse iconen. Kies het icoon “bewerken” om de factuur te openen en te bewerken.

4.3 Maken van een creditnota

Indien je een creditnota wenst te maken dan ga je te werk zoals je een verkoopfactuur aanmaakt. In het veld hoeveelheid plaats je een min-teken voor het getal bij hoeveelheid, of plaats je een min-teken voor de prijs.

Als je dit doet, dan wijzigt de benaming van het document automatisch in ‘creditnota’ en komen alle bedragen negatief te staan. Wil je een reeds gemaakte factuur volledig crediteren, dan kopieer je eerst de factuur (zie 4.4 Kopiëren van een verkoopfactuur) en plaats je daarna een min-teken voor het getal bij de hoeveelheid bij iedere factuurregel.

4.4 Kopiëren van een verkoopfactuur

Ga hiervoor naar tegel 5 ‘openstaande verkoopfacturen’. Kies een reeds aangemaakte factuur door erop te klikken. Dan verschijnen diverse iconen. Kies het icoon “kopiëren” om de factuur te kopiëren.

In deze nieuwe factuur kan je alles aanpassen, zowel een andere klant kiezen als toevoegen of wijzigen artikels of tekst. Zo kan je zeer snel een terugkerende factuur dupliceren.

4.5 Boeken van verkoopfacturen

Verkoopfacturen gemaakt in Octopus dienen niet meer geboekt te worden maar kunnen heel eenvoudig doorgestuurd worden naar het verkoopdagboek. Ga hiervoor naar de desktopapplicatie van Octopus naar het menu ‘facturatie’ en kies voor ‘doorboeken’. Kies het dagboek waarin de facturen gemaakt worden en klik bovenaan links op het icoon dagboeken.

Dan verschijnt er een lijst van de gemaakte facturen en met de doorboeken worden ze in 1 keer doorgeboekt naar het verkoopdagboek. Als het vinkje aanstaat bij ‘koppel factuur aan DMS verkoopboeking’ dan zal je de factuur ook steeds kunnen bekijken in het verkoopdagboek en andere lijsten. Dit doe je door in de lijst op het boekstuknummer te staan met de cursor en een rechterklik te geven met de muis. Kies dan voor ‘Toon gekoppeld document’.

Als de knop doorboeken nog niet actief staat dan ga je naar het menu facturatie en kies je voor ‘installatie facturatie module’. Doorloop de hele wizard tot het einde. Je moet niets aanpassen, dit is enkel om de module te activeren.

De standaard omzetrekeningen die ingevuld worden tijdens een boeking zijn deze die ingevuld zijn in de laatste pagina van de wizard ‘installatie facturatie module’; per btw-code is er een overeenstemmende omzetrekening. Heeft de klant bij het artikel een omzetrekening ingevuld dan krijgt deze omzetrekening voorrang.

5. Uploaden van aankoopfacturen

In het klantenportaal kunnen aankoopfacturen heel eenvoudig opgeladen worden. We raden aan om enkel pdf- of XML-bestanden te gebruiken. Via de automatische OCR-functie worden pdf-bestanden automatisch omgevormd naar XML-formaat.

Documenten in XML-formaat kunnen immers door onze software gelezen worden. Het is ook belangrijk dat het pdf-bestand bestaat uit 1 factuur. Dus geen scan van meerdere facturen in 1 pdf-bestand. Originele documenten genieten steeds de voorkeur.

Via de eerste tegel in het dashboard ‘voeg een aankoopfactuur toe’ heb je 2 mogelijkheden om bestanden te uploaden.

Via de knop ‘selecteer bestand(en)’. Dan opent de verkenner en kunnen 1 of meerdere pdf- of XML-bestanden geselecteerd worden. Daarna klik je op de knop ‘openen’ en ze worden klaargezet in het portaal.
Via het kader met de stippellijn. Daarin kunnen documenten gewoon naartoe gesleept worden (drag & drop functie).

Bij het opladen van een pdf-bestand staat de OCR-functie automatisch aan. Dat merk je doordat naast het de naam van het document in de kolom OCR een vinkje (V) staat. Gelieve dit niet te wijzigen zodat de pdf-factuur kan omgevormd worden naar XML-formaat.

Als de documenten klaar staan dan klik je onderaan op de knop
‘upload’. Op dat moment gaan de documenten naar onze servers en worden de pdf-bestanden omgevormd naar XML. Dit duurt ongeveer een 10-tal minuten.

Het is aan te raden om minimum 1x per week facturen up te loaden omdat de verwerking ervan dan heel vlot loopt.

Via de tweede tegel in het dashboard ‘valideer aankoopfactuur’ kan je dan de factuur bekijken en checken of de gegevens goed uitgelezen worden. Belangrijk hierbij is om te zorgen dat in het veld ‘documentnummer’ het factuurnummer staat van de leverancier en dat je in het veld ‘commentaar’ info kan meegeven voor de accountant.

Dit kan handig zijn om aan te geven over welke soort kost het gaat. Is deze korte check gebeurd dan klik je onderaan op de knop ‘valideer’. Dan is deze factuur hier weg en gaat deze naar de boekhouding. Jouw accountant zal dit verder verwerken in het klantendossier.

In tegel 3 ‘overzicht documenten’ zie je welke facturen boekhoudkundig nog moeten verwerkt worden door de accountant. Je kan deze facturen altijd bekijken of downloaden.

In tegel 6 ‘openstaande aankoopfacturen’ zie je alle geboekte aankoopfacturen en heb je het volledige archief van de opgeladen facturen. Met de filter bovenaan kan je kiezen om ‘alle facturen’ te zien of enkel de vervallen, openstaande of betaalde facturen. Via de zoekbalk kan je een factuur opzoeken op leverancier, referentie, bedrag,…

Klik je op een regel dan kan je met het icoon rechts “Bekijken” de gekoppelde factuur bekijken, afdrukken of downloaden.

Is er op de relatiefiche een IBAN-nummer ingevuld dan vind je hier nu ook een QR-code om snel een betaling uit te voeren.

Voor de eenmanszaken is er ook een mogelijkheid om zelf een factuur af te vinken als betaald als er geen bankuittreksels geboekt worden. Voorwaarde is wel dat bij boeking van de aankoopfactuur de betalingswijze op ‘niet gedefinieerd’ of ‘onbekend’ staat. Indien er een andere betalingswijze wordt gekoppeld dan is deze al op die manier betaald en verschijnt het vierkantje niet om af te vinken.

Wil je meerdere facturen tegelijk betalen en een betaalbestand maken dan dient de bankmodule geactiveerd te worden (+ 5 euro/maand). Dan heb je de mogelijkheid om in het menu links onder ‘bank’ een werklijst te maken van de te betalen facturen en dan via het icoon “Document uploaden” een SEPA-bestand te maken.
Dit bestand kan dan opgeladen worden in de bankapplicatie.

6. Uploaden van bonnen & tickets

Voor bonnen en tickets (tankbeurten, restaurant en dergelijke) kan je onze app Klantenportaal gebruiken. Via de webbrowser op de smartphone of tablet ga je naar onze website en klik je op de link naar het klantenportaal. Je logt in met jouw gebruikersnummer (U- of K-nummer) en paswoord.

Na het opstarten zal je automatisch de vraag krijgen om de app te installeren en het icoon zal je daarna terugvinden op jouw smartphone of tablet.

In deze app klik je op de knop ‘voeg een aankoopfacturen toe’ en daarna op de knop ‘neem foto’. Na het maken van de foto klik je op ‘gebruik foto’. Dit bestand staat dan klaar en onderaan rechts klik je dan op ‘upload’. Dit document zal via onze OCR omgevormd worden naar XML-formaat en zal daarna in de wachtrij van te valideren documenten terechtkomen. Na jouw validatie wordt de factuur doorgestuurd naar de boekhouding.

7. Peppol

Voor het ontvangen van Peppol-facturen dien je de Peppol-inbox te activeren. Als er in het menu links bij ‘Peppol’ een rode bol staat dan is het nog niet actief en dien je de wizard te doorlopen om te activeren. Belangrijk is dat steeds jouw e-mailadres wordt ingevuld. Octopus zal dan als Access Point een melding via mail sturen indien de leverancier een factuur heeft verzonden via het Peppol-netwerk.

Via het portaal heb je steeds het overzicht van alle ontvangen Peppol-facturen en kunnen ze daar bekeken en gedownload worden.

Automatisch zijn deze e-facturen ook beschikbaar in het boekhoudprogramma. Deze facturen dienen niet meer doorgestuurd of geüpload worden voor jouw accountant.

8. Archief

Indien jouw klant cijfers wil zien via de lijst resultaat, balans, aangifte,…dan kan dit door de lijst op te slaan in het digitaal archief i.p.v. lokaal. Documenten in het digitaal archief zijn dan automatisch beschikbaar in het portaal voor jouw klant onder de tegel ‘archief’.