Werken met het klantenportaal voor ondernemers

Een stappenplan

1. Voorbereiding van het dossier door de accountant

Activeren van de licentie zodat je als klant een unieke login met paswoord
ontvangt.

Wil je dat de facturatie rechtstreeks verloopt tussen jou en Octopus?Dan bestel je zelf op onze website via de knop bestel. Het klantenportaal incl. facturatiemodule kost 10 euro/maand. Wil je betalingen bundelen en een betaalbestand aanmaken dan vink je ook bankmodule aan (+ 5 euro/maand). Je ontvangt van ons een mail meteen U-nummer en paswoord.

Belangrijk!
Indien jouw accountant reeds een bestaand dossier heeft in Octopus dan vermeld je in het online bestelformulier “Betreft overname van intern dossier bij dit boekhoudkantoor” bij ‘bijkomende informatie’ bij stap 3 ‘gegevens accountant’.

Wil je dat de facturatie via het boekhoudkantoor verloopt?
Dan vraagje aan jouw accountant om jouw licentie te activeren. Je ontvangt van jouw accountant een mail met toekenning van een K-nummer en paswoord.

Jouw accountant bereidt jouw dossier voor in de desktopapplicatie.
Hij zorgt voor het creëren van de boekjaren, dagboeken en rekeningen.

Jouw accountant maakt een verkoopdagboek aan in de
desktopapplicatie. Heb je diverse lay-outs van facturen nodig dan maakt hij extra verkoopdagboeken aan. Per dagboek kan je een andere template instellen.

Om verkoopfacturen te maken heb je een verkoopdagboek nodig van het invoer type ‘Facturen (exclusief btw)’. Indien je verkoopfacturen wil maken inclusief btw dan dien je deze optie te laten activeren door onze support.

Nadat je het dagboek bewaard hebt, ga je terug via het potlood (bewerken).

In het tabblad bankdetails worden IBAN-nummer en BIC-code ingegeven van de meest gebruikte zakenrekening, ongeacht of het gaat over een eenmanszaak of een vennootschap. Enkel dan kunnende verkoopfacturen ook via Peppol verzonden worden.

Als deze 3 stappen voltooid zijn, dan kan je inloggen op het klantenportaal en verkoopfacturen aanmaken. Ga hiervoor naar onze website en klik bovenaan rechts op klantenportaal

2. Lay-out factuur aanmaken in het klantenportaal

Het aanmaken van een lay-out is zeer eenvoudig.
Je gaat naar de tegel ‘Voeg een verkoopfactuur toe’. Links bovenaan zie je dan ‘klik hier om de koptekst van de factuur te wijzigen’.

Als je hierop klikt opent er een tekstverwerker. Je kan hier tekst ingeven of een logo toevoegen. Voor het logo klik je eerst op de knop ‘afbeelding’

Dan opent de verkenner en kan je een bestand kiezen. De meest gebruikte bestandsformaten zoals png, jpg en gif kunnen hiervoor gebruikt worden met een maximum van 100KB.

Op dezelfde manier kan je ook in de voettekst info ingeven door op de tekst te klikken. Opnieuw opent er dan een tekstverwerker en kan je tekst ingeven of een logo toevoegen.

Volgende info dien je te vermelden op de factuur om wettelijk in orde te zijn:

Naam + vennootschapsvorm van de firma
Adres van de firma
Btw-nummer
Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres,…
Bankrekening (IBAN-nummer)

In de voettekst kan bijvoorbeeld een klein dankwoord en uitnodiging tot betaling vermeld worden zoals:
Bedankt voor het vertrouwen in onze firma. Gelieve de factuur te betalen vóór de vervaldag op hetrekeningnummer BE.. …. …. …. met vermelding van de mededeling op deze factuur.

3. Factuurinstellingen in het klantenportaal

Ga naar het menu links, klik op ‘verkoopfacturen’ en kies voor‘ factuurinstellingen’.

3.1 E-mail templates

Het verzenden van een factuur gaat automatisch via Peppol als de tegenpartij Peppol geregistreerd is, of via e-mail indien de klant nog niet Peppol geregistreerd is of een particulier is. Indien via e-mail dan zullen de facturen verzonden worden vanaf noreply@octopus.be

Indien je over een eigen domeinnaam beschikt, is het mogelijk om de facturen door Octopus te laten versturen vanaf dat domein. Dit gaat niet met een @outlook.com of @gmail.com account.
Hiervoor dient er wel een zogenaamd SPF-record te bestaan, om te vermijden dat deze mails geweigerd worden door de ontvangen de server. In dit record geef je Octopus toestemming om mails te versturen vanaf dat domein.

Het record moet een include bevatten van “_spf.octopus.be”. Hiervoor neem je best contact op met een IT’er. Meer info vind je hier. De standaard e-mailtekst kan je naar eigen goeddunken aanpassen. Let wel, de variabele velden (welke tussen accolades staan) kan je best behouden want deze worden automatisch ingevuld met nuttige informatie over de te betalen factuur.

3.2 Korting instellen

Hier kan je het percentage korting voor contant invullen en aanduiden binnen welke termijn deze korting geldt. Bij het maken van de factuur kan je een vinkje plaatsen bij
‘korting contant’. Dan verschijnt er automatisch een tekst en het berekende kortingsbedrag onderaan de factuur.

3.3 Verkoopsvoorwaarden

Hier kan je een pdf met de verkoopsvoorwaarden toevoegen en zorgen dat deze bijlage één geheel vormt met de factuur.

Via de knop ‘selecteer bestand’ pik je het bestand op in de verkenner. Via het vinkje ‘voeg de bijlage toe aan de pdf’ zorg je ervoor dat de pdf met verkoopsvoorwaarden één geheel vormt met de factuur. Dan wordt het document als een 2e pagina toegevoegd aan de factuur.

Bij het afdrukken recto verso zullen deze dan op de achterzijde van de
factuur afgedrukt worden.

4. Maken van verkoopfacturen

4.1 Maken van een verkoopfactuur

Je gaat naar tegel 4 ‘Voeg een verkoopfactuur toe’.
Je klikt op de tekst ‘klik hier om een relatie te selecteren’ en dan kan je een bestaande klant kiezen of een nieuwe klant aanmaken (knop ‘nieuw’ rechtsboven).

Belangrijk is om steeds het btw-nummer in te vullen en een e-mailadres van de klant. In het veld referentie wordt er standaard een gestructureerde mededeling gebruikt (na opslaan van de factuur). Dit raden wij aan omdat dit het gebruik van de CODA bevordert.

Als de klant bij betaling deze mededeling gebruikt dan wordt de factuur automatisch afgepunt. Het veld commentaar kan gebruikt worden voor extra info. Het veldorder referentie kan gebruikt worden om een bestelnummer in te geven.

Deze 2 velden worden niet afgedrukt op de factuur. Dit zal met onze nieuwe editor
(beschikbaar najaar 2025) wel mogelijk worden. De ingevulde gegevens uit de velden commentaar en order referentie worden wel meegestuurd via Peppol waardoor het door boekhoudsoftware kan ingelezen worden.

Voor de omschrijving van de geleverde goederen of diensten kan je werken met vrije tekst of artikels, of een combinatie ervan.

Voor vrije tekst typ je gewoon de tekst in het veld ‘omschrijving’, het is niet verplicht om op die regel een hoeveelheid of bedrag in te geven. Wens je wel een berekening dan geef je bij hoeveelheid een getal in, kies je de juiste btw-code en geef je een prijs in. Dan zal je zien dat er een subtotaal verschijnt en het de bedragen optelt bij ‘totaal excl. btw’. Extra lijnen toevoegen doe je via de knop ‘nieuwe factuurlijn’.

Het kan handig zijn om te werken met artikels. Bepaalde gegevens zoals de eenheid, btw-code en prijs worden op die manier automatisch ingevuld in de factuur. De knop om artikels aan te maken staat in het menu links. Zo bekom je een lijst van artikels waaruit je steeds kan kiezen.

Je kan ook werken met tekstartikels. Bij deze artikels geef je geen prijs in en zet je de btw-code op VR. Zo kan je snel wettelijke bepalingen
(zoals in de bouw bv. btw verlegd) op de factuur plaatsen.

Je kan de tekst aan de hand van bepaalde tekens ook verkleinen of over de volledige breedte van de factuur spreiden. Deze prefix zet je net voor de tekst zonder een spatie tussen de prefix en de tekst.

> de tekst wordt gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina
>* de tekst wordt in vet gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina
>_ de tekst wordt onderlijnd gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina
>*_ de tekst wordt onderlijnd en in vet gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina
>< de tekst wordt gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina in klein lettertype

Als de factuur gemaakt is, klik je bovenaan op ‘opslaan’ en dan wordt er automatisch een factuurnummer toegekend.

Daarna heb je de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen via de knop ‘bijlagen’. Met de knop ‘+ selecteer’ opent de verkenner en kan je een opgeslagen bestand kiezen. Ofwel sleep je een document naar het witte kader (drag & drop functie). Het bestandsformaat kan pdf, Word, Excel, jpg,… zijn maar let er wel op dat het bestandsformaat max 2MB is.

Het bekijken van de factuur doe je via de knop ‘voorbeeld’.

Het doorsturen van de factuur doe je via de knop ‘verzenden’. Het verzenden van een factuur gaat automatisch via Peppol als de tegenpartij Peppol geregistreerd is of via e-mail indien klant nog niet Peppol geregistreerd is of een particulier is. Zorg er dus steeds voor dat er een e-mailadres ingevuld is in de relatiefiche.

4.2 Bewerken van een verkoopfactuur

Een factuur, die nog niet doorgeboekt is naar de boekhouding, is nog wijzigbaar. Het doorboeken is een functie dat beschikbaar is voor de accountant (zie 4.4. boeken van verkoopfacturen). Bespreek met jouw accountant op welk tijdstip de doorboeking zal gebeuren.

Ga voor het wijzigen van de factuur naar tegel 5 ‘openstaande verkoopfacturen’. Kies een reeds aangemaakte factuur door erop te klikken. Dan verschijnen diverse iconen. Kies het icoon “bewerken” om de factuur te openen en te bewerken.

4.3 Kopiëren van een verkoopfactuur

Ga hiervoor naar tegel 5 ‘openstaande verkoopfacturen’. Kies een reeds aangemaakte factuur door erop te klikken. Dan verschijnen diverse iconen. Kies het icoon “kopiëren” om de factuur te kopiëren.

In deze nieuwe factuur kan je alles aanpassen, zowel een andere klant kiezen als toevoegen of wijzigen artikels of tekst. Zo kan je zeer snel een terugkerende factuur dupliceren.

4.4 Boeken van verkoopfacturen

Verkoopfacturen gemaakt in Octopus dienen niet meer geboekt te worden maar kunnen heel eenvoudig doorgestuurd worden naar het verkoopdagboek. Dit gebeurt door de accountant.

5. Uploaden van aankoopfacturen

In het klantenportaal kunnen aankoopfacturen heel eenvoudig opgeladen worden. We raden aan om enkel pdf- of XML-bestanden te gebruiken. Via de automatische OCR-functie worden pdf-bestanden automatisch omgevormd naar XML-formaat.

Documenten in XML-formaat kunnen immers door onze software gelezen worden. Het is ook belangrijk dat het pdf-bestand bestaat uit 1 factuur. Dus geen scan van meerdere facturen in 1 pdf-bestand. Originele documenten genieten steeds de voorkeur.

Via de eerste tegel in het dashboard ‘voeg een aankoopfactuur toe’ heb je 2 mogelijkheden om bestanden te uploaden.

Via de knop ‘selecteer bestand(en)’. Dan opent de verkenner en kunnen 1 of meerdere pdf- of XML-bestanden geselecteerd worden. Daarna klik je op de knop ‘openen’ en ze worden klaargezet in het portaal.
Via het kader met de stippellijn. Daarin kunnen documenten gewoon naartoe gesleept worden (drag & drop functie).

Bij het opladen van een pdf-bestand staat de OCR-functie automatisch aan. Dat merk je doordat naast het de naam van het document in de kolom OCR een vinkje (V) staat. Gelieve dit niet te wijzigen zodat de pdf-factuur kan omgevormd worden naar XML-formaat.

Als de documenten klaar staan dan klik je onderaan op de knop
‘upload’. Op dat moment gaan de documenten naar onze servers en worden de pdf-bestanden omgevormd naar XML. Dit duurt ongeveer een 10-tal minuten.

Het is aan te raden om minimum 1x per week facturen up te loaden omdat de verwerking ervan dan heel vlot loopt.

Via de tweede tegel in het dashboard ‘valideer aankoopfactuur’ kan je dan de factuur bekijken en checken of de gegevens goed uitgelezen worden. Belangrijk hierbij is om te zorgen dat in het veld ‘documentnummer’ het factuurnummer staat van de leverancier en dat je in het veld ‘commentaar’ info kan meegeven voor de accountant.

Dit kan handig zijn om aan te geven over welke soort kost het gaat. Is deze korte check gebeurd dan klik je onderaan op de knop ‘valideer’. Dan is deze factuur hier weg en gaat deze naar de boekhouding. Jouw accountant zal dit verder verwerken in het klantendossier.

In tegel 3 ‘overzicht documenten’ zie je welke facturen boekhoudkundig nog moeten verwerkt worden door de accountant. Je kan deze facturen altijd bekijken of downloaden.

In tegel 6 ‘openstaande aankoopfacturen’ zie je alle geboekte aankoopfacturen en heb je het volledige archief van de opgeladen facturen. Met de filter bovenaan kan je kiezen om ‘alle facturen’ te zien of enkel de vervallen, openstaande of betaalde facturen. Via de zoekbalk kan je een factuur opzoeken op leverancier, referentie, bedrag,…

Klik je op een regel dan kan je met het icoon rechts “Bekijken” de gekoppelde factuur bekijken, afdrukken of downloaden.

Is er op de relatiefiche een IBAN-nummer ingevuld dan vind je hier nu ook een QR-code om snel een betaling uit te voeren.

Voor de eenmanszaken is er ook een mogelijkheid om zelf een factuur af te vinken als betaald als er geen bankuittreksels geboekt worden. Voorwaarde is wel dat bij boeking van de aankoopfactuur de betalingswijze op ‘niet gedefinieerd’ of ‘onbekend’ staat. Indien er een andere betalingswijze wordt gekoppeld dan is deze al op die manier betaald en verschijnt het vierkantje niet om af te vinken.

Wil je meerdere facturen tegelijk betalen en een betaalbestand maken dan dient de bankmodule geactiveerd te worden (+ 5 euro/maand). Dan heb je de mogelijkheid om in het menu links onder ‘bank’ een werklijst te maken van de te betalen facturen en dan via het icoon “Document uploaden” een SEPA-bestand te maken.
Dit bestand kan dan opgeladen worden in de bankapplicatie.

6. Uploaden van bonnen & tickets

Voor bonnen en tickets (tankbeurten, restaurant en dergelijke) kan je onze app Klantenportaal gebruiken. Via de webbrowser op de smartphone of tablet ga je naar onze website en klik je op de link naar het klantenportaal. Je logt in met jouw gebruikersnummer (U- of K-nummer) en paswoord.

Na het opstarten zal je automatisch de vraag krijgen om de app te installeren en het icoon zal je daarna terugvinden op jouw smartphone of tablet.

In deze app klik je op de knop ‘voeg een aankoopfacturen toe’ en daarna op de knop ‘neem foto’. Na het maken van de foto klik je op ‘gebruik foto’. Dit bestand staat dan klaar en onderaan rechts klik je dan op ‘upload’. Dit document zal via onze OCR omgevormd worden naar XML-formaat en zal daarna in de wachtrij van te valideren documenten terechtkomen. Na jouw validatie wordt de factuur doorgestuurd naar de boekhouding.

7. Peppol

Voor het ontvangen van Peppol-facturen dien je de Peppol-inbox te activeren. Als er in het menu links bij ‘Peppol’ een rode bol staat dan is het nog niet actief en dien je de wizard te doorlopen om te activeren. Belangrijk is dat steeds jouw e-mailadres wordt ingevuld. Octopus zal dan als Access Point een melding via mail sturen indien de leverancier een factuur heeft verzonden via het Peppol-netwerk.

Via het portaal heb je steeds het overzicht van alle ontvangen Peppol-facturen en kunnen ze daar bekeken en gedownload worden.

Automatisch zijn deze e-facturen ook beschikbaar in het boekhoudprogramma. Deze facturen dienen niet meer doorgestuurd of geüpload worden voor jouw accountant.

8. Archief

Indien je graag een resultaat, balans, aangifte,… wil bekomen vanuit het boekhoudprogramma, dan kan je aan je accountant vragen om dit beschikbaar te stellen in het archief.

Documenten opgeslagen in het digitaal archief staan automatisch klaar in het portaal onder de tegel ‘archief’.